Ausschreibungsmanager (w/m/d)

Ihre Aufgaben sind:

• Ausschreibungsmanagement (Projekt Management) innerhalb des Vergabeprozesses für die Vergabe der Konverter-Stationen (Energy), wozu insb. die organisatorische Unterstützung innerhalb des Vergabeprozesses, die Prozessentwicklung / -durchführung sowie die Konzipierung und Durchführung des Dokumentenhandlings gehört
• Das Ziel ist die vollumgängliche Ausfüllung der Rolle des Ausschreibungsmanagements innerhalb des Vergabeverfahrens und damit die Leistung eines wichtigen Beitrags zum termin- & qualitätsgerechten Abschluss des Vergabeverfahrens. Dies erfolgt insb. durch eine Prozessentwicklung, Prozessdokumentation und Prozesskommunikation mit weiteren Projektmitgliedern fokussiert auf interne / externe Protokolle, resultierende Dokumentenanpassungen und der Finalisierung der Vergabeunterlagen. Darüber hinaus soll die interne Kommunikation zur Erreichung der Vergabemeilensteine aufgesetzt, organisiert und nachgehalten werden
• Einkaufs-JFX mit dem Projekt: Vorbereitung- Nachbereitung der JFX, inkl. Minutes versenden, Tasks und Zuständigkeiten erfassen
• Aufgabenerfassung und Eintragung in den Task Tracker sowie Monitoring der Bearbeitung der Themen
• Aus dem Vergabeverfahren resultierende Anpassungen in (Kern-) Ausschreibungsdokumenten nachhalten; Revisionsstände pflegen sowie ein Änderungsmanagement aufsetzen
• Koordination etwaiger Schnittstellen aus Dokumenten mit den verschiedenen Workstreams (WS); Übersicht der beteiligten Stakeholder erstellen und einen Prozess für das Änderungsmanagement erstellen / kommunizieren
• Prozessierung von Bieterfragen: Bieterfragen verteilen, Beantwortung durch die WS nachhalten, Termine setzen, bei etwaigen Schnittstellenthemen entsprechende Termine mit den relevanten WS organisieren -> Beantwortung koordinieren
• Organisation von Räumen, Terminblockern, Einladungen an Lieferanten, etc.
• MoM / Protokoll Bietergespräche
• Teilnahme an den Vergabeverhandlungen und Unterstützung bei der Koordinierung der Workstreams sowie Dokumentation WS-übergreifender Themen
• Prozess der Protokollierung entwickeln
• Ablagestruktur entwickeln sowie erfolgte Ablage nachhalten
• Falls aus den Protokollen Aufgaben entstehen, diese im Task Tracker erfassen und Verantwortlichkeiten festlegen

Ihr Know-how:

• Einschlägige Erfahrungen (5 Jahre) im Umgang mit Dokumentenmanagement-Prozessen sowie einem sicheren Umgang mit dafür erforderlichen IT-Tools (bspw. MS Teams, SharePoint)
• Tiefe methodische Expertise und Erfahrung in der Moderation und Anwendung von MS-Office-Werkzeugen
• Kompetenz in der Gestaltung effizienter (verschwendungsarmer, digitaler und fehlerfreier) Prozesse
• Kompetenz und Erfahrung in der Nutzung von MS SharePoint als führende Plattform für die Verwaltung der Ausschreibungs- und Projektunterlagen
• Versierter Umgang mit MS PowerPoint und damit Erstellung von Folien sowie sicheres Auftreten in der Präsentation der erarbeiteten Prozesse sowie Moderation und Einarbung von Feedback der verschiedenen Projekt-Stakeholder
• Erfahrung in der Koordination / Priorisierung von verschiedenen Themenkomplexen mit wechselnden Stakeholdern und in diesem Zusammenhang sicherer Umgang mit MS Outlook / MS Teams als führendes Tool für Terminorganisation und/oder Durchführung
• Kommunikationsfähigkeiten; Fähigkeit, klar und effektiv mit verschiedenen Abteilungen, internen Mitarbeitern und externen Beratern zu kommunizieren
• Fähigkeit, Herausforderungen bei der Dokumentenorganisation zu erkennen und Lösungen zu entwickeln
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Level C1)

Vertragsart:

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